对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。
5.要区分Reply和ReplyAll(区分单独回复和回复全体)
如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人就行了
如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replayall,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前,要三思而行!
6.主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。 www.qiuzhi56.com
正确使用发送,抄送,密送
要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)
1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。
2.而CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回Email.
3.而BCC是秘送,即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。
4.TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
5.只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源
6、转发邮件要突出信息
在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息。除此之外,转发敏感或者机密信息要小心谨慎,不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑。
怎么样,经过这一系列的讨论,大家对职场电子邮件中的礼仪应该有初步的认识了吧!归结到底,两句话:只发有必要的邮件,认真发邮件!
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